Resumen Ejecutivo

¿Qué es la deuda técnica?
  • La deuda técnica se define como: el costo incremental y la pérdida de agilidad para una empresa como resultado de decisiones anteriores que se tomaron para ahorrar tiempo o dinero al implementar sistemas nuevos o mantener los existentes.
  • Un ejemplo sería tener un sistema ERP que se encuentra en un círculo vicioso de ser tan viejo y personalizado que no se puede actualizar, ya que sería un esfuerzo desordenado de "destripar y reemplazar".
  • A diferencia de un "error", la deuda técnica no es un defecto visible y, por lo tanto, puede no detectarse tan fácilmente.
  • La deuda financiera es un término en el que los CFO están bien versados, sin embargo, la deuda técnica puede tener consecuencias paralizantes similares debido a la pérdida oculta de las ventas y los costos en los que puede incurrir.
¿Por Qué Ocurre la Deuda Técnica?
  • A menudo, el primer paso hacia la deuda técnica es una restricción de tiempo que lleva a un compromiso. Esto a menudo puede ser olvidado.
  • La tentación de ahorrar costos también puede resultar en una situación de deuda tecnológica. Esto a menudo está relacionado con la omisión de actualizaciones de software o la sobreexplotación de los ciclos de reemplazo de hardware.
¿Cómo se puede abordar un problema de deuda técnica actual?
  • Al igual que con la deuda financiera, para administrar tus pasivos de deuda técnica, primero necesitas saber cuáles son, cuántos son y sus condiciones de pago.
  • Para determinar inicialmente qué deuda tienes, haz una sesión de brainstorming con tus partes interesadas acerca de los problemas actuales y cómo habría sido mejor el año si todos hubieran sido resueltos..
  • Usa una matriz 2x2 que pueda evaluar la facilidad de resolución frente al impacto potencial que tendría. Esto te permite enfocarte primero en los proyectos de alto impacto.
  • Decidir qué hacer entonces puede tomar muchas formas. La deuda puede ser ignorada o pagada, pero luego el punto medio sería externalizar la resolución a una organización especializada o a servicios en la nube.
  • Crear un plan de pago le permite ver las implicaciones del flujo de caja de los distintos escenarios que enfrentas. Esto ayudará a presupuestar y visualizar las compensaciones que existen.
¿Qué Pasos Puedes Seguir Para Mitigar la Deuda Técnica que se va a Seguir?
  • Una declaración de divulgación de préstamo es una herramienta popular utilizada para administrar y establecer estándares para la deuda financiera. Implementar procesos similares para proyectos de tecnología puede ser un primer paso para aumentar el conocimiento de la deuda técnica.
  • Trabajar con el equipo de TI para establecer umbrales de niveles aceptables de deuda también les proporcionará los límites necesarios dentro de los cuales operar.
  • La coordinación e introducción temprana del equipo de gestión del cambio en los nuevos proyectos tecnológicos garantizará que los cambios y los problemas se comuniquen de forma más rápida y clara a la organización.

¿Qué pasaría si no tuvieras idea de la cantidad de deuda que tenías? Sería una posición incómoda para estar, no saber cuánto costaba o hasta qué punto impedía que tu empresa realizara mejoras operativas, reaccionara a los cambios del mercado o incluso transformara el negocio por completo.

Por otra parte, ¿qué pasa si casi cualquier persona en su organización puede incurrir en deudas sin solicitar permiso? Por ejemplo, su jefe de bienes raíces podría entrar rápidamente en un contrato de arrendamiento de varios años con un alquiler anual bajo, pero con rentas que se incrementarán significativamente en los últimos años, sin que nadie lo divulgue más que de manera conversacional.

Todo esto suena a un gobierno imprudente, pero en realidad es bastante común en las empresas. La trampa es que este tipo de “deuda” no viene en la forma de los instrumentos financieros tradicionales que todos conocemos tan bien.

La deuda técnica tiene todas estas características.

La deuda en su forma más simple es pedir prestado hoy con la intención y promesa de pagar en el futuro. La deuda tiene sentido cuando los préstamos de hoy llevarán a un mañana mejor, por ejemplo, pedir prestado para la universidad o comprar una casa. En general, la deuda es mala cuando pedir prestado hoy conducirá a un mañana peor, por ejemplo, salir a cenar caro y ponerlo en una tarjeta de crédito que no pagará de inmediato.

En términos corporativos, la deuda puede ser buena cuando se incurre para financiar inversiones que proporcionarán un mayor rendimiento que el costo de la deuda También puede tener sentido si planeas vender el negocio mucho antes de que venza la deuda. La desventaja de la deuda es que tiene un gasto muy real que arrastra el efectivo y las ganancias, restringe la flexibilidad y puede llegar a ser tan oneroso que en última instancia podría conducir a quiebra.

Hasta ahora, la metáfora a la que nos referimos es acerca de la deuda financiera, otra forma de deuda técnica de la deuda (o “deuda tecnológica”) tiene muchas características similares y debe medirse, administrarse e incorporarse de manera deliberada. Si le permites a tu empresa llegar al mercado antes que la competencia, muy probablemente valga la pena. Del mismo modo, asumir la deuda tecnológica para mitigar una vulnerabilidad de seguridad potencialmente grave probablemente también valga la pena.

Sin embargo, la deuda técnica tiene sus desventajas, lo que genera ineficiencia e inercia, como cuando un departamento no quiere usar el software de otro, o si demora una actualización varias veces para alcanzar objetivos financieros a corto plazo.

Entonces, ¿qué es la deuda técnica?

La deuda técnica es un término que se ha utilizado principalmente en la comunidad técnica por Ward Cunningham, un programador de computadoras, quien acuñó la frase en 1992. Su uso ha despegado recientemente y ha ocupado un lugar central con la proliferación de programación ágil. La deuda técnica discutida en este artículo no se trata de metodología de programación sino más bien de las implicaciones estratégicas de su existencia.

En términos simples, la deuda técnica es el costo incremental y la pérdida de agilidad para tu empresa como resultado de decisiones anteriores que se tomaron para ahorrar tiempo o dinero al implementar sistemas nuevos o al mantener los existentes. Ocurre cuando los sistemas no están integrados correctamente o el código es demasiado complejo. Esto se debe a una variedad de razones, como ineficiencias, consideraciones de tiempo hasta el mercado o ejecución de versiones obsoletas del software, entre muchas otras.

Algunos ejemplos claros serían:

  1. Usar versiones anteriores de Windows que impidan usar nuevo software o aplicar una actualización de seguridad
  2. Los sistemas ERP en un círculo vicioso de ser tan viejos y personalizados que no se pueden actualizar, ya que sería un esfuerzo de “destripar y reemplazar”
  3. Sistemas similares que tienen funciones superpuestas en diferentes partes de tu organización

El siguiente diagrama es un gráfico útil para enmarcar cómo la deuda tecnológica difiere de otras implementaciones tecnológicas que se pueden hacer dentro de la pila tecnológica de una compañía. A menudo confundido con un error, la deuda técnica es muy diferente en el sentido de que su presencia podría no ser descaradamente obvia. Ahí radica el peligro, ya que mientras más tiempo permanezca intacto, mayor será la magnitud del efecto en el futuro.

una representación visual de un cuadro de matriz que organiza los cuatro tipos de mejoras técnicas que se pueden realizar

Como CFO que ha trabajado en IT y que me ha informado de TI en empresas empresariales con un alto nivel de apalancamiento, me sorprendió cómo la deuda técnica similar es a la deuda tradicional. También me sorprendió lo opaco y arriesgado que es. Quienes tienen antecedentes financieros están bien versados ​​en los mecanismos de la deuda financiera; es tangible y fácil de calcular. Sin embargo, no ocurre lo mismo con la deuda técnica, que a menudo se entiende mal o se supone erróneamente que es un problema ajeno.

¿Cuáles son exactamente los costos de la deuda técnica y son reales?

La respuesta corta es que los costos en efectivo son muy reales. También hay algunos costos blandos importantes que deben identificarse y medirse y administrarse por separado. A continuación detallaré algunos ejemplos de estos costos:

Costos en efectivo

La deuda técnica es tan real como los pagos de intereses. Sin embargo, generalmente se manifiesta en las pérdidas y ganancias de una manera más indirecta que un simple gasto de línea de “interés”, como en las siguientes formas:

Jefe

  • Se necesita más personal simplemente para mantener los sistemas existentes
  • Tiempo adicional de desarrollador para generar nuevas capacidades

Gastos generales

  • Retraso en la realización de sinergias de integración de adquisiciones
  • Remediación y multas que emanan de infracciones de seguridad

Ventas

  • Ventas perdidas debido a cortes del sistema
  • Gasto de marketing menos eficiente

Capital de trabajo

  • Mayores requisitos, especialmente para las empresas con altos saldos de inventario

Costos suaves

Si bien los costos fijos tienen montos en dólares reales asociados con ellos, también hay costos menores que, a pesar de ser más difíciles de cuantificar y realizar ahorros, tienen un lastre absoluto en los resultados de su negocio. Éstas incluyen:

Inteligencia de mercado

  • Incapacidad de adaptarse rápidamente a las oportunidades o cambios en el mercado
  • Capacidad reducida de convertir datos en información para tomar mejores decisiones
  • Múltiples versiones de la verdad

Productividad

  • Menor productividad del personal debido a cortes de sistemas
  • Personal menos productivo que pasa más tiempo extrayendo y masajeando datos que analizándolo
  • Desviar el tiempo y la atención de la alta dirección si ocurre una importante violación de seguridad

En cuanto a la comparación de la deuda técnica y financiera, una de las principales diferencias es que la primera no tiene control formal. Con la deuda financiera, generalmente hay comités de crédito, equipos de administración de activos y pasivos, y personal del tesoro que supervisa los niveles como un halcón. Con la deuda técnica, sin embargo, muy pocos de estos controles existen en las empresas tradicionales.

![una tabla que muestra una lista de verificación de la deuda técnica y financiera]](https://uploads.toptal.io/blog/image/125779/toptal-blog-image-1522317985377-f0d07c5a22dfca04c062ef9ae9959c6b.png)

Cómo y por qué se incurre en deuda técnica

Con la deuda tradicional, la junta, junto con el CEO y el CFO, generalmente establecen la estructura de capital, es decir, la cantidad de capital, la cantidad de deuda y el tipo de deuda (revólver, basado en activos o no garantizados). La tabla de límites es incluso explícita en cuanto a qué deuda se pagará y cuándo. Una vez que todo esto se ha decidido formalmente, se lanza un proceso estructurado para aumentar la deuda.

Los prestamistas analizan la capacidad de una entidad para pagar sus deudas a través de evaluaciones de la historia de la devolución de la deuda, las calificaciones crediticias y la calidad de las garantías que la respaldan. Sin embargo, ninguno de este proceso formal, cuantificación y cierre de sesión ocurre cuando se incurre en deuda técnica. Echemos un vistazo a cómo y por qué ocurre esto a través de los procesos en los que se incurre en deuda técnica:

Las limitaciones de tiempo llevan a un compromiso

El tiempo de comercialización es todo en los negocios. Implementar nueva tecnología es mucho más rápido de hacer cuando se puede hacer de forma independiente. Desafortunadamente, las implicaciones de esto son que otros sistemas no están sincronizados con la implementación. Para las organizaciones delgadas con una tecnología simple, esto puede no parecer tan malo.

Sin embargo, se vuelve problemático a medida que las configuraciones del sistema se multiplican en su complejidad. Al final, la tecnología automatiza los procesos y captura los datos que se transforman en información. La tecnología que no está integrada da como resultado procesos comerciales que no funcionan juntos y múltiples versiones de la verdad.

Cuando se sacrifica el tiempo de velocidad, los protocolos de prueba establecidos pueden ignorarse o recibir una exención. Esto generalmente provoca “errores” en el camino que se manifiestan en alguna forma de degradación del sistema y la distracción del tiempo del desarrollador para arreglarlos.

Si observamos el efecto de la deuda tecnológica a lo largo del tiempo, cuanto más tiempo se deja sin tocar, mayor será la magnitud del efecto. Lo que comienza como un ejercicio de refactorización de código pequeño puede convertirse en un esfuerzo completo de modernización y reemplazo.

una ilustración gráfica de los pasos para administrar la deuda técnica a lo largo del tiempo

La tentación del ahorro de costos a corto plazo

Seamos realistas: los equipos ejecutivos están bajo presión constante para alcanzar los números. Evitar gastar hoy puede ayudarlo a ganar el trimestre, pero, como pedir prestado, tiene que devolverlo en algún momento. Estas son algunas formas en que las empresas ahorran dinero a corto plazo pero terminan generando deuda técnica:

Actualizaciones de software

A veces el costo y el problema de implementar una actualización periódica de software puede provocar que se retrase. En ocasiones, esto continúa por años. Todos somos culpables de dejar de usar Microsoft AutoUpdate cuando aparece en momentos inoportunos.

Cuando los sistemas terminan estando muy por detrás de su versión actual, el software más nuevo que tiene que integrarse simplemente no puede. Además, la actualización de varias versiones a la vez suele ser más costosa y casi siempre requiere más tiempo que mantenerse al día.

Reemplazo de hardware

A medida que las organizaciones crecen en complejidad, el gran esfuerzo de sincronizar los ciclos de actualización de hardware puede ser abrumador y costoso. Esto puede hacer que el hardware actual se alargue al extremo y que existan grandes disparidades entre la calidad del hardware entre los equipos. Algunos equipos se sienten frustrados, compran hardware nuevo y simplemente lo gastan a través del presupuesto de su escritorio en lugar de esperar a que la TI instigue las actualizaciones.

Esta disparidad tiene implicaciones para la productividad y la compatibilidad de hardware/archivos para ejercicios de colaboración.

Tácticas para abordar una situación de deuda técnica

En lugar de solo hablar sobre problemas, aprendamos algo de proactividad y recetemos algunas soluciones para resolver la deuda técnica.

Para eso, podemos recurrir a las técnicas utilizadas para administrar la deuda financiera. Para administrar sus pasivos, primero necesitar saber cuántos son y sus condiciones de pago. Vamos a trabajar en esto para la deuda técnica.

1. Calcula qué y cuánto deudas técnicas tienes

La deuda financiera viene en tramos que se definen por la antigüedad de cada pieza (por ejemplo, senior, entresuelo o revólver), que a su vez muestra cuál es la que se paga primero. La deuda técnica tiene un patrón similar de antigüedad; para empezar, debe comenzar con sus sistemas de misión crítica. ¿Qué deuda técnica tienen? Luego, observe el ecosistema más amplio: mejor, ¿qué deuda técnica entre tus sistemas está causando gastos?

No compliques demasiado este proceso. En algún momento querrás llegar a una evaluación de arriba a abajo, pero no tiene que comenzar allí. Haz que tu jefe de IT reúna a tu equipo administrativo con esta tarea:

“Si hubiéramos aclarado por completo toda nuestra deuda técnica hace un año, ¿cómo podría haber sido mejor este año (o este próximo año)?”

Obtén tus diez mejores ideas y colócalas en una matriz de 2x2: fácil/difícil de pagar en un eje y grado de beneficios en el otro. Esperemos que lo visual te ayude a descubrir por dónde empezar.

Matriz de tormenta de ideas de resolución de deuda técnica
Beneficios de Resolver ► Strong    
Weak    
  Hard Easy
▲ Esfuerzo para pagar

A partir de ahí, practica para validar tus suposiciones sobre el tamaño del premio y el esfuerzo. La neutralidad es la clave aquí, así que ten cuidado con los proveedores de software que ofrecen realizar una “evaluación gratuita”.

2. Decida qué hacer

Una vez que sepas qué deuda técnica tienes, ahora debes decidir cómo manejarla. Hay muchas opciones para tomar.

En última instancia, puede ser mejor no hacer nada. Para la deuda que se evalúa como “pequeña” o con “tasa de interés baja”, puede ser óptimo simplemente dejarla, del mismo modo, si existe una “penalidad por pago anticipado” significativa de cancelarla anticipadamente. También podría haber ventajas estratégicas también. Estar una versión atrás y permanecer allí suele ser bueno y, a veces, tiene la ventaja de dejar que los problemas se solucionen en la moneda de otra persona.

Pagar o reducir la deuda técnica implicará reemplazar los sistemas y asumir el costo. Esto se puede hacer de inmediato o con el paso del tiempo a través de un proceso de mejoras graduales. Al igual que con la deuda financiera, existen formas creativas en las que puede “refinanciar” la deuda técnica, y la externalización del mantenimiento es una de ellas. En última instancia, puede costar más resolverlo, pero puede extenderse para reducir el costo inmediato y, a través de los principios de la división del trabajo, delega la tarea a una entidad más especializada.

La llegada del software basado en la nube y los servicios de hardware también ofrecen una comparación con la popularidad de las finanzas basadas en arrendamiento. El uso de servicios en la nube también es una herramienta efectiva para reducir la deuda técnica, tanto para eliminar los requisitos de CAPEX como para cambiar el enfoque de desarrollo hacia el proveedor de la nube.

3. Crear un plan de pago

No te sientas abrumado por el costo de reducir tu deuda técnica y no intentes pagarla toda de una vez. Este sería un ejercicio ambicioso que podría abrumar a una organización de cualquier tamaño o balance.

Nuevamente, volviendo a las comparaciones financieras, ten la mentalidad de pagar primero la tarjeta de crédito con la tasa de interés más alta. Esto simplemente significa atacar actividades de alto valor/bajo esfuerzo primero.

En la sección anterior, discutí las diversas formas de abordar la deuda técnica. Al evaluar el costo de cada uno, es mejor realizar un ejercicio de comparación. La clasificación del costo del flujo de efectivo de cada resultado potencial puede permitir a los interesados tener una visión clara de las ventajas y desventajas de cada camino. Un ejemplo de tal visual se incluye a continuación.

un gráfico de barras que muestra una comparación de flujo de caja de ejemplo entre varios proyectos técnicos de reducción de deuda

Esta comparación muestra el trade-off que existe entre una resolución teórica y el marcado contraste entre resolver el problema y no hacer nada (“línea de base existente”). En este ejemplo, pasar a una nube, la solución basada en SaaS sería la opción más económica para el negocio.

Gestión de la deuda técnica en el futuro

Una vez que hayas establecido tu línea de base y tu plan de ataque, querrás preservar esa visibilidad y evitar que la nueva deuda se arraigue. Piensa en el ejercicio como un nuevo comienzo y la oportunidad de implementar las mejores prácticas para evitar problemas. escalando de nuevo en el futuro.

Implementar una declaración de divulgación de préstamo

La mayoría de los proyectos de tecnología tienen un proceso formal de aprobación completo con un patrocinador ejecutivo, un objetivo de alto nivel, beneficios anticipados, un cronograma y, por supuesto, costos. Este es un gran lugar para eliminar nuevas deudas técnicas que se incurrirán y la justificación de la misma.

Establecer umbrales de endeudamiento

No te excedas demasiado estableciendo nuevos estándares. Del mismo modo que emites tarjetas de crédito corporativas con límites preestablecidos, no deseas sobre-administrar la deuda técnica. Muchas deudas técnicas son pequeñas y están relacionadas con la escritura de códigos que se amortizarán rápidamente. Esto es particularmente cierto con el desarrollo ágil. Confía en tu jefe de IT para establecer y controlar este umbral.

Volver a capacitar a tus suscriptores

En las empresas más grandes, IT tiene un proceso llamado “gestión del cambio”. Antes de que el nuevo software se active, generalmente pasa por la administración del cambio. En términos simples, cambiar el trabajo de la administración es garantizar que los nuevos cambios en el sistema tecnológico de la empresa no afecten a otros sistemas. Lo hacen asegurando que el nuevo sistema cumpla con los métodos y procedimientos estandarizados. Considera usar este proceso para prevenir o, al menos, identificar nuevas deudas que se introduzcan.

La deuda técnica es un costo real de hacer negocios y una causa real de interrupciones en los sistemas y un lastre para la agilidad general de la compañía. No tiene que ser una carga constante, sin embargo, y los CFO inteligentes sabrán cuánto endeudamiento tecnológico tiene tu organización tiene y lo que tomará para optimizarlo.

Understanding the Basics

What is the difference between hard and soft costs?

Hard costs represent tangible expense incurred on the income statement. These could include headcount, rent, and material. Soft costs are intangible costs that are not directly expensed, relating to trade-offs and opportunity costs that exist—for example, labor working longer hours due to suboptimal equipment.

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Erik Frederick, United States
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Erik has served as the CFO of a $1.8 billion business unit at Staples and of venture-backed startups and private equity portfolio companies with $20 million to $700 million in revenue. He's also worked with management teams in profitability improvements, corporate strategy, financial models, and board reporting. As a freelancer, Erik enjoys bringing his seasoned, real-world operating experience to a variety of clients. [click to continue...]
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Erik Frederick
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